REFERENT ELECTIONS (F/H)

Notre collectivité recrute un référent élections / recensement citoyen, appartenant au cadre d’emplois des adjoints administratifs (Catégorie C – Filière administrative), rattaché à la Direction Générale Adjointe Vie Institutionnelle, Cohésion sociale et Transition numérique / Direction des Services à la Population et de la Relation à l’Usager / Service Population

Vous exercerez vos missions au sein de l’Hôtel de Ville situé Place des Droits de l’Homme et du citoyen – 91000 Evry-Courcouronnes

Vous serez amené à participer  au suivi de l’activité électorale du service. Vous constituerez pour l’équipe et votre hiérarchie un véritable appui technique et réglementaire dans ce domaine. Vous inscrirez votre action dans un souci d’amélioration constante du traitement des demandes des usagers. Vous disposerez d’un lien fonctionnel avec l’ensemble des agents et participerez à l’accueil des usagers. Vous exercerez votre mission de référent électoral / recensement citoyen à hauteur de 50% de votre temps de travail ; les 50% restant vous exercerez la fonction d’agent population.

Vos missions impliquent les conditions d’exercice et contraintes particulières :

ü  Référent élections / recensement citoyen :

-        Être un appui technique et réglementaire pour votre hiérarchie sur le suivi des inscriptions électorales et des recensements citoyens

-        Assurer une veille réglementaire et juridique

-        Mettre à jour en fonction de l’évolution réglementaire ou de l’émergence de nouveaux besoins les procédures, les process et les supports d’informations (flyer, site internet, formulaires) relatifs aux inscriptions électorales

-        Accompagner les agents dans l’appropriation des missions liées à la gestion de la électorales et de recensement citoyen et mettre en place des actions de formations internes permettant la montée en compétence des agents du service

-        Superviser le suivi de l’activité du domaine (inscriptions volontaires, d’office, recensement citoyen…) et faire retour de cette activité à votre hiérarchie

-        Veiller à l’application de la réglementation en vigueur en lien avec la Préfecture du l’Essonne et le Bureau du Service National

-        Rédiger, sous le contrôle de sa hiérarchie, les réponses aux courriers ou réclamations des usagers

-        Suivre et transmettre les réponses au tirage au sort des jurés d’assise en lien avec le Tribunal Judiciaire et la Préfecture de l’Essonne

-        Être force de proposition auprès de votre hiérarchie pour l’amélioration du service et de la prise en charge des demandes des usagers

-        Assurer la transmission des fichiers trimestriels au Bureau du Service National

-        Être le référent technique des logiciels de gestion des élections et du recensement citoyen

-        Être le relais sur les questions techniques des autres référents (funéraire, état civil ou titres d’identité) en cas d’absence

-        Participer à la conception et porter auprès des équipes les projets et aux évolutions du service

  Agent population :

-        Accueillir, informer et accompagner, au guichet ou par téléphone, le public dans ses différentes démarches au sein du secteur population

-        Instruire, suivre et délivrer les demandes relevant des titres d’identité (carte d’identité, passeport, identité numérique…), de l’état civil (déclaration de naissance, reconnaissance, décès, dépôt de dossier de mariage, de PACS, changement de nom, changement de prénoms…), de la gestion de liste électorale (inscription, procuration, jurés d’assise…), des démarches administratives (certificats divers, recensement citoyen…) et du funéraire (déclaration de décès, achat / renouvellement de concessions funéraires, autorisation funéraire…)

-        Assister les élus lors des cérémonies de mariages, de PACS et de parrainages civils

-        Recueillir des demandes de titres d’identité à domicile

-        Assurer la mise à jour des registres de l’état civil de la commune (déclaration des naissances et des décès, enregistrement des mariages, traitement des mentions, inscriptions des transcriptions)

-        Instruire, saisir et assurer le suivi des dossiers de mariages, parrainages civils, PACS, changements de noms, de prénoms

-        Traiter les demandes de livrets de familles (création, mise à jour, duplicata)

-        Assurer l’enregistrement et le classement des titres d’identité à remettre et détruire les anciens titres

-        Répondre aux demandes d’actes d’état civil faites par COMEDEC et par les usagers, lorsque les actes ne sont pas numérisés ou informatisés ou en l’absence de la gestionnaire accueil qui traite les demandes des particuliers quotidiennement

-        Répondre aux demandes des usagers dans le logiciel de Gestion de Relation Usager (GRU)