Capitale sud-francilienne Évry-Courcouronnes se réinvente
Plus grande commune nouvelle d’Île-de-France, Évry-Courcouronnes est née en 2019 de la fusion des deux villes. Ville-Préfecture de l’Essonne, le territoire est riche de 70 000 habitants, 40 000 emplois, 20 000 étudiants et apprentis. Située à 30 km de Paris, 20 minutes de l’aéroport d’Orly, Évry-Courcouronnes sera connectée à la gare TGV de Massy et au pôle technologique et scientifique Paris-Saclay, via le Tram T12, en 2024. L’université et les grandes écoles de la ville nourrissent déjà de nombreux échanges avec le pôle d’excellence. Genopole, le 1er biocluster dédié aux biotechnologies contribue au rayonnement du territoire. La ville est également engagée dans la démarche de Ville apprenante de l’UNESCO. Terre d’innovation urbaine, Évry-Courcouronnes compte 15 édifices labellisés Architecture contemporaine remarquable et porte actuellement un ambitieux projet urbain en centre-ville qui confortera, demain, son attractivité régionale.
Notre collectivité recrute un responsable de Mairie Annexe, appartenant aux cadres d’emplois des Adjoints Administratifs (Catégorie C – Filière Administrative), rattaché à la Direction Générale Adjointe Vie Institutionnelle, Cohésion sociale et Transition numérique / Direction des Services à la Population et de la Relation à l’Usager.
Vous exercerez vos missions au sein de la Mairie Annexe – 91000 Evry-Courcouronnes.
Vous serez amené à participer Sous l’autorité du chef de service accueil et relation usager, vous veillez au bon fonctionnement de la mairie annexe et au respect des procédures en lien avec les autres structures, toujours dans un souci d’optimisation constante du service rendu à l’usager. Vous coordonnez l’activité de la mairie annexe en lien avec les partenaires internes et externes. Vous participez à l’ensemble des missions dévolues à l’agent mairie annexe. Vous disposez d’un lien fonctionnel avec les agents travaillant au sein de la mairie annexe. Vous êtes polyvalent sur les missions démarches administratives (mairies annexes et hôtel de ville).
À ce titre, il vous sera confié les activités/projets suivants :
- Assurer l’accueil de la MSP et orienter les usagers vers le service adéquat.
- Accueillir, informer et accompagner le public dans ses différentes démarches administratives (prise de rendez-vous, listes de pièces à fournir, attestation d’accueil, recensement militaire, inscriptions électorales, légalisation de signature, certificats divers, délivrance d’actes…).
- Instruire les dossiers relatifs à ces différentes démarches administratives.
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers en Préfecture des demandes de titres d’identité par l’intermédiaire du dispositif de recueil.
- Assurer l’enregistrement et le classement des titres à remettre et la destruction des anciens titres.
- Assurer le suivi et la gestion du planning de l’activité de la structure sur le logiciel de prise de rendez-vous
- Conseiller sa hiérarchie dans le choix d’actions à développer pour tendre vers une organisation efficiente (modernisation et simplification des procédures, amélioration des pratiques communes et conditions de travail des agents, ...)
- Contribuer à la réflexion visant à élargir le périmètre d’intervention des mairies annexes
- Assurer la transmission des informations ascendantes et descendantes.
- Assurer le pilotage et le suivi de l’activité de sa structure par la tenue de tableaux de bord et d’indicateurs
- Accompagner les nouveaux agents dans l’appropriation des missions démarches administratives.
- Répondre aux demandes d’actes d’état civil faites par les usagers via internet.
- Intervenir, ponctuellement au sein des autres mairies annexes et de l’hôtel de ville.
Vos missions impliquent les conditions d’exercice et contraintes particulières :
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service.
- Participation aux scrutins électoraux
- Mobilité sur les différentes structures du Service Population (Hôtel de Ville, Mairies Annexes)
- Télétravail possible selon l'organisation du service
Vous êtes détenteur d’un diplôme de niveau 4 à minima dans le domaine du management ou de la gestion administrative et/ou justifier d’une expérience significative sur un poste équivalent.
(Mémento : BEP/CAP = Niveau 3, BAC = Niveau4, DEUG/BTS/DUT/DEUST = Niveau 5, Licence/Maitrise = Niveau 6, Master = Niveau 7)
Vous êtes reconnu pour les compétences suivantes :
- Maîtriser la législation relative à l’état civil, la nationalité, la filiation, le droit de la famille
- Maîtriser les différentes procédures de délivrance des documents administratifs
- Maîtriser l’outil informatique et les logiciels métier (Alto, Mélodie, Maestro, espace rendez-vous…)
- Maîtriser les outils afférents au métier (scanner, capteur d’empreintes digitales)
- Sens du service public
- Disposer de qualités relationnelles, d’écoute et d’aptitude à la gestion de conflits
- Savoir faire preuve d’autonomie, d’initiative et de réactivité
- Faire preuve d’anticipation, d’adaptation, d’initiatives, de rigueur et d’organisation
- Savoir se montrer autonome et réactif
- Disposer d’aptitudes à l’accompagnement, à la sensibilisation et à la conduite du changement
- Savoir faire preuve d’esprit de synthèse, d’analyse et de précision
- Disposer d’aptitudes managériales
Vous bénéficierez des conditions d’emplois suivantes :
Poste à temps complet = 37h30
Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire
Action sociale (CNAS, associations du personnel)
Titres restaurants
Participation employeur à la protection sociale complémentaire et à la prévoyance